งานที่1-สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ

สำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation)
           ธุรกิจในปัจจุบันมีการแข่งขันสูง  ขนาดของธุรกิจขยายตัวขึ้น  จึงทำให้งานสำนักงานมีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างมากมาย  ค่าใช้จ่ายสูงขึ้น  และมีการขยายตัวของการใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์  ซึ่งสำนักงานต่าง  ๆ  นำเครื่องพีซี  (Personal computer) หรือไมโครคอมพิวเตอร์เข้ามาใช้ การนำระบบสำนักงานอัตโนมัติมาใช้แก้ปัญหาที่เกิดขึ้นในสำนักงาน ซึ่งมีสาเหตุมาจากปัจจัยต่อไปนี้
1.  ค่าใช้จ่ายสำนักงานสูงขึ้น   ค่าจ้างและสวัสดิการสำหรับบุคลากรเพิ่มขึ้นโดยเฉลี่ยปีละ 15% เนื่องจากต้องใช้บุคลากรเพิ่มขึ้นค่าใช้จ่ายมากขึ้น ทำให้ต้นทุนสินค้าสูงขึ้นและมีค่าใช้จ่ายในการเตรียมเอกสาร การส่งไปรษณีย์ การทำสำเนาเพิ่มมากขึ้น
2.  งานสำนักงานดั้งเดิมมีผลผลิตต่ำ เมื่อเทียบกับงานกลุ่มอื่น ๆ เช่น งานภาคเกษตร ภาคอุตสาหกรรมในภาคธุรกิจ มีข่าวสารข้อมูลมากขึ้นและไม่สามารถรวบรวมข่าวสารหรือข้อมูลได้เร็วตามความประสงค์ได้ เนื่องจากอุปกรณ์เครื่องใช้ในสำนักงานไม่เอื้ออำนวย
3.  วิธีการแบบดั้งเดิม การเก็บเอกสารล่าช้าและผิดพลาดได้ง่าย
4.  ประสิทธิภาพการทำงานลดลง    ลักษณะงานเป็นงานแบบซ้ำซาก    ทำให้พนักงานเบื่อหน่ายต่อการทำงาน ทำให้ไม่ทันต่อเหตุการณ์และไม่ทันต่อการขยายตัวของธุรกิจ และมีการเปลี่ยนพนักงานบ่อยเนื่องจากลาออกไป ซึ่งต้องรับพนักงานใหม่ประสิทธิภาพการทำงานลดลง ต้องฝึกอบรมใหม่เสียค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรมสูง
5.  เทคโนโลยีขยายตัวมากขึ้น วิวัฒนาการของเครื่องคอมพิวเตอร์การเรียนรู้ไม่ยุ่งยาก ทำให้มีการนำมาใช้ในสำนักงานได้สะดวกขึ้น
จากสาเหตุดังกล่าวจึงมีแนวคิดในการจัดสำนักงานอัตโนมัติ  (Office Automation) เรียกย่อ ๆ ว่า OA นำมาจัดใช้ในการจัดสำนักงาน

1.  ความหมายของสำนักงานอัตโนมัติ
มีคำที่เกี่ยวข้องอยู่สองคำ  คือ  สำนักงานอัตโนมัติ  (Automated office) และการจัดสำนักงานอัตโนมัติ (Office Automation) ส่วนใหญ่จะมีการกล่าวถึงคำหลังมากกว่าการจัดสำนักงานอัตโนมัติ  หมายถึง  การนำเครื่องมือจักรกล  ไฟฟ้า และอิเล็กทรอนิกส์สมัยใหม่เข้ามาใช้ในสำนักงาน  เพื่อเก็บข้อมูล  ประมวลผล ดึงออกมาใช้  และเผยแพร่ข่าวสารต่าง  ๆ  ซึ่งจะเป็นการปรับปรุงคุณภาพ  และความเร็วของงานในสำนักงานให้ดีขึ้น

2.  บุคคลที่เกี่ยวข้อง
1.  ผู้จัดการหรือผู้บริหาร ซึ่งเป็นผู้กำหนดนโยบายในการลงทุนและการใช้อุปกรณ์ในสำนักงาน
2.  พนักงานที่จะเป็นผู้ใช้เครื่องอัตโนมัติเหล่านั้น ต้องมีความรู้และต้องได้รับการฝึกฝน
3.  พนักงานทั่ว ๆ ไป ซึ่งเป็นผู้ได้รับประโยชน์จากการจัดสำนักงานอัตโนมัติ เช่น พนักงานนอกสำนักงานซึ่งติดต่อสื่อสารเข้ามายังสำนักงานเพื่อขอข้อมูลสำหรับตอบคำถามลูกค้าได้ทันท่วงที เป็นต้น

3.  ความเป็นมาของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ
บุคคลที่กล่าวถึงการจัดสำนักงานอัตโนมัติก่อนใครคือ  เฟรเดอริก  เทย์เลอร์  (Frederick W.  Taylor)  โดยเขาได้กล่าวถึง หลักการจัดการแบบวิทยาศาสตร์  (Principles  of  scientific  management)  ตั้งแต่เมื่อประมาณต้นทศวรรษที่  1920  หลักการของเขากำหนดขึ้นเพื่อใช้วิเคราะห์  จัดแบ่งหน้าที่  และกำหนดมาตรฐานการปฏิบัติงาน  เพื่อส่งเสริมการผลิตในลักษณะคล้ายกับโรงงาน
อีกบุคคลหนึ่งซึ่งได้รับการยกย่องว่าเป็นบิดาของสำนักงานอัตโนมัติ (The Father of Office Automation) คือ ดร.  อัน  หวัง (Dr. An Wang) อดีตประธานบริหารบริษัท หวัง แลบอราทอรี่ส์ (Wang Laboratories, Inc.)  เขาเป็นผู้ก่อตั้งบริษัทดังกล่าวขึ้นมาเมื่อปี ค.ศ. 1951

4.  วัตถุประสงค์ของการจัดสำนักงานอัตโนมัติ 
1.  ต้องการความสะดวก โดยการนำเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ เทคโนโลยีสำนักงาน เทคโนโลยีการสื่อสาร มาใช้ซึ่งทำให้สะดวกประหยัดเวลาและทุ่นแรง
2.  การติดต่อสื่อสาร การสั่งงานไม่เสียเวลา โดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์ซึ่งปัจจุบันมีระบบไร้สาย สามารถทำได้ทุกสถานที่ สามารถหาสารสนเทศได้ง่ายขึ้น
3.  ลดปริมาณพนักงาน  เช่น  การใช้โทรศัพท์อัตโนมัติ  สามารถโอนสารไปยังแผนกต่าง  ๆ  โดยไม่ต้องใช้พนักงาน  ในปัจจุบันมีระบบ Call  Center ซึ่งให้บริการตลอด  24  ชั่วโมง  เป็นการลดภาระงานที่ไม่จำเป็นแก่พนักงานสำนักงาน
4.  เพื่อลดภาวะผู้บริหาร โดยสำนักงานอัตโนมัติสามารถจัดประชุมทางไกล โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไป และเสียค่าใช้จ่ายทั้งก่อนไปและขณะไป
5.  เพื่อขยายงานในอนาคตได้ โดยการใช้อินเทอร์เน็ต ซึ่งให้ข้อมูลรายละเอียดของสินค้าและบริการเพิ่มขึ้น ระบบสำนักงานอัตโนมัติสามารถขยายงานได้ในอนาคตในการจัดสำนักงานอัตโนมัติทำให้ได้ข้อมูลรวดเร็ว  ถูกต้อง  ประหยัดเวลา  แรงงาน  วัสดุอุปกรณ์  และในด้านการสื่อสารได้ทั้งระยะใกล้และไกล ช่วยลดการซ้ำซ้อนของงาน

5.  ลักษณะของสำนักงานอัตโนมัติ
5.1  ระบบงานประมวลผลอัตโนมัติ เป็นระบบประมวลผลโดยใช้คอมพิวเตอร์ ซึ่งมีโปรแกรมการใช้งาน ซึ่งผู้ใช้ต้องเลือกใช้ให้เหมาะกับงาน
-  ระบบประมวลผลคำ (Word processing) หมายถึง ระบบการพิมพ์เอกสารต่าง ๆ เช่น รายงาน จดหมาย สิ่งพิมพ์ เป็นต้น
-  ระบบประมวลผลธุรกิจ (Spread sheet + Database) หมายถึง ระบบงานประมวลผลเป็นรูปตาราง การคำนวณ และฐานข้อมูลที่ใช้ร่วมกันในสำนักงาน
5.2  ระบบงานติดต่อสื่อสารอัตโนมัติ เป็นระบบติดต่อสื่อสารโดยมีเครือข่ายติดต่อกัน
-  ระบบเชื่อมโยงขององค์กร (Networking System)
-  Electronic Mails การส่งข่าวสารติดต่อกันโดยใช้ระบบคอมพิวเตอร์สำหรับพูดคุย สั่งงาน โดยไม่ต้องใช้กระดาษ
-  ระบบส่งข่าวสารด้วยเสียง (Voice message system) การส่งข่าวสารโดยส่งผ่านระบบ Voice mail
-  ระบบโทรศัพท์อัตโนมัติ  (Telephone  switching  system)  ระบบสอบถามได้ตลอด  24  ชั่วโมง  ในช่วงที่ไม่มี  operator รับก็จะมีเสียงบอกข้อมูล  ผู้ใช้สามารถรับฟังและเลือกรับฟังได้ตามต้องการ  ที่เรียกว่า  Call  Center
- ระบบประมวลผลด้วยภาพหรือโทรสาร (Image processing system or FAX) สามารถส่งข่าวสารเป็นตัวอักษรได้ เป็นภาพก็ได้

โดยผ่านโทรศัพท์ได้รวดเร็ว
- ระบบการจัดประชุมทางไกล (Teleconferencing System) การจัดประชุมโดยไม่ต้องเดินทางไปประชุม อยู่ในสำนักงานก็สามารถประชุมกันได

้โดยมีอุปกรณ์สื่อสาร แบ่งเป็น

• Radio conferencing  การประชุมทางไกลมีเสียงซักถาม  โต้ตอบกันได้
• Video conferencing  การประชุมทางไกลมีทั้งเสียงและภาพ  มองเห็นกันได้  โต้ตอบซักถามกันได้

- ระบบการทำงานทางไกล (Telecommuting system) 

• computer  conferencing  การประชุมติดต่อสื่อสาร  แลกเปลี่ยนข่าวสารและสนทนาผ่านอินเตอร์เน็ต

-  ระบบอินเทอร์เน็ต สามารถสื่อสารได้ทั้งภาพ เสียง สื่อสารได้ทั่วโลกในสำนักงานอัตโนมัติ  ในปัจจุบันมีการนำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ มาใช้ในสำนักงาน แม้กระทั่งในหน่วยงานของรัฐ  เช่น  สำนักงานข้าราชการพลเรือนได้นำมาใช้  ทำให้การดำเนินงานเกี่ยวกับเอกสารเป็นระบบ  โดยใช้คอมพิวเตอร์ทำให้การดำเนินงานการรับ – ส่ง  หนังสือราชการ  การจัดการ 

การยืม – คืน  การค้นหา  การทำลาย  สะดวก  ใช้เนื้อที่การเก็บน้อยกว่าเดิม  เป็นการลดค่าใช้จ่าย  ตู้เอกสารให้น้อยลง  ลดปริมาณการใช้กระดาษ  ลดจำนวนบุคลากรผู้ปฏิบัติงานและการดำเนินงานสารบรรณมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล  โดยใช้ซอฟต์แวร์  คอมพิวเตอร์  และมีอุปกรณ์ที่สำคัญอีกชนิดหนึ่งคือ  สแกนเนอร์  (Scanner)

E – Office 
นอกจากนี้องค์กรต่าง  ๆ  พัฒนาระบบงานดำเนินการเอกสาร  การคัดลอง  การถ่ายสำเนา  เผื่อการทำลายเอกสาร  โดยใช้ระบบเครือข่าย การใช้กระดาษอิเล็กทรอนิกสแทนเป็นการลดการใช้กระดาษและเอกสารในระบบงานต่าง  ๆ   มีประเด็นการดำเนินงานที่สำคัญ

ขององค์กรคือ  การรับส่งเอกสาร  ข้อความ  หนังสือราชการ  หนังสือเชิญประชุม หนังสือเวียนต่าง  ๆ ในแต่ละวันจะมีจำนวนที่ค่อนข้างมาก  ขึ้นอยู่กับขนาดของหน่วยงานหรือองค์กรนั้น  ๆ  การดำเนินการดังกล่าวต้องมีการใช้ระบบทำสำเนากระดาษ ถ่ายเอกสาร ทำให้สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย  เสียเวลาในการดำเนินงาน  อีกทั้งการรับส่งด้วยกระดาษต้องใช้คนส่ง  ซึ่งเป็นการเดินทางของหนังสือที่ล่าช้าถือเป็นการใช้ทรัพยากรบุคลากรที่ได้

ประโยชน์ค่อนข้างต่ำ  ยิ่งถ้าหน่วยงายภายในองค์กรอยู่ห่างกันมาก  ๆ  ยิ่งต้องใช้เวลาในการเดินทางมาก  การดำเนินการงานสำนักงานที่เกี่ยวกับเอกสารจึงสามารถก้าวเปลี่ยนมากใช้งานแบบ  E–Office   ได้โดยไม่ยาก

ลักษณะที่สำคัญของ  E–Office
หากพิจารณาการดำเนินงานตามสภาพความเป็นจริงในหน่วยงานขององค์กรพบว่าภายในองค์กร  แต่ละวันมีการใช้เอกสารกันเป็นจำนวนมาก ส่วนหนึ่งของเอกสารมาจากภายนอกองค์กร  ซึ่งเป็นการติดต่อมาจากหน่วยงานต่าง  ๆ  ภายนอก  เอกสารที่มาจากภายนอกจะได้รับการลงรับที่หน่วยงานกลาง  เช่น กองกลาง  หน่วยงานกลางฝ่ายบุคคล  และเคาเตอร์รับเรื่อง จากนั้นจะแยกแยะจำแนก 

และส่งต่อ  เอกสารหลายชิ้นต้องทำการคัดลอกถ่ายสำเนาแล้วส่งต่อ  โดยเฉพาะการส่งกระจายเพื่อการรับรู้หรือแจ้งเพื่อทราบ
กองกลางหรือหน่วยงานกลางหรือฝ่ายบุคคลหรือ  เคาเตอร์รับเรื่องขององค์กร  จะต้องส่งหนังสือหรือเอกสารไปยังหน่วยงานต่าง  ๆ  โดยเฉพาะหน่วยงาน

ต่าง  ๆ  ที่อยู่กระจาย  หรืออยู่ที่ห่างไกลย่อมต้องใช้เวลาในการขอส่งข้อมูล
หน่วยงานในองค์กรมีจำนวนมากก็เป็นแหล่งที่สร้างกำเนิดเอกสารต่าง  ๆ  ได้เช่นกัน  เอกสารเหล่านี้อาจจะเป็นหนังสือราชการ  ติดต่อสื่อสาร  หรือการดำเนินกิจกรรมต่าง  ๆ  การดำเนินกิจการใช้เอกสารเป็นตัวนำ  ดังนั้นหน่วยงานทุกแห่งภายในองค์กร  จะทำงานในลักษณะที่เป็นผู้รับข่าวสาร  และเป็นผู้สร้างข่าวสารเพื่อการกระจายต่อออกไป  การดำเนินการจึงเป็นการกระทำที่เชื่อมโยงกันอย่างทั่วถึง

กลไกที่เปลี่ยนจากอานาล็อกมาเป็นดิจิตอล
เอกสารที่เป็นกระดาษเดิมที่เข้ามาจากภายนอกจะได้รับการปรับเปลี่ยนให้เป็นเอกสารดิจิตอล  แล้วนำมาเก็บไว้ที่เซิร์ฟเวิอร์  กลไกที่สำคัญที่จะต้องกระทำคือ  การแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นเอกสารดิจิตอลโดยปกติเอกสารที่สร้างมักจะสร้างด้วยเวิร์ดโปรเซสซิ่ง  ซึ่งก็เก็บเป็นไฟล์อยู่แล้ว  จึงสามารถปรับปรุงให้เป็นดิจิตอลได้ทันที  แต่สำหรับเอกสารที่เป็นกระดาษก็สามารถแปลงให้เป็นดิจิตอลได้ไม่ยากด้วยการใช้เครื่องสแกนเนอร์  แปลงเป็นรูปภาพและเก็บไว้ในเซิร์ฟเวอร์ได้เช่นกัน
สิ่งที่สำคัญคือ  หากเอกสารเกิดที่ใด  หรือเข้าที่ใด  หรือหน่วยงานที่รับผิดชอบต่อเอกสารหน่วยแรกได้ดำเนินการแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลได้แล้ว  ขบวนการทำงานในขั้นต่อมาจะกระทำได้ง่าย  ทั้งการจัดเก็บ  การประมวลผล  การส่งต่อ  หรือการนำไปใช้ให้เกิดประโยชน์
เอกสารทุกชิ้นที่เป็นดิจิตอลสามารถส่งไปบนเครือข่ายด้วยความเร็วเท่ากับแสงโดยเฉพาะการทำงานบนเครือข่ายย่อมทำให้ลดระยะเวลาของการดำเนินงาน

พฤติกรรมการทำงานต้องเปลี่ยนแปลง
งานระบบสำนักงานอัตโนมัติจะประสบผลสำเร็จได้ต้องอาศัยการดำเนินการร่วมกันทั้งระบบ  ตั้งแต่จุดเกิดของเอกสารหนังสือ  จุดรับเอกสารหนังสือต้องแปลงเอกสารให้เป็นดิจิตอลและจัดเข้าสู่ระบบ  สำหรับผู้ใช้เอกสารจะเป็นผู้ขอรับเอกสารแบบเดิมที่มีคนนำเอกสารมาส่งไม่ได้แล้ว  จะต้องเป็นผู้เรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์เพื่อรับเอกสารมาเอง
การทำงานภายในองค์กรจึงต้องเปลี่ยนมาแบบเชิงรุกคือ  วิ่งเข้าหาข้อมูลข่าวสารคือ  การเรียกเข้าไปในเซิร์ฟเวอร์  เพื่ออ่าน  นำเอกสารมาใช้  หรือคัดลอกมาดำเนินการต่อ

การทำงาน  E–Office ต้องเป็นขั้นตอน
เมื่อหน่วยงานต่าง  ๆ  ภายในองค์กรเรียนรู้และเข้าใจการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ดีแล้ว  การใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะแพร่หลาย  โดยเฉพาะผู้สร้างจะสร้างเพียงครั้งเดียว  จากนั้นกระจายร่วมกันใช้ได้ทุกหน่วยงาน
เมื่อเอกสารภายในองค์กรเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์  การดำเนินกิจกรรมต่าง  ๆ  แบบอิเล็กทรอนิกส์  ก็เกิดตามมาได้อีกหลายอย่าง  เช่น วาระการประชุม   และเอกสารประชุมเป็นอิเล็กทรอนิกส์  เราก็จะทำ  E–Meeting หรือการประชุมแบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ มีการนัดหมายหรือส่งหนังสือเชิญแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีการดำเนินการภายในอีกหลายเรื่องที่เกี่ยวกับข้อมูลข่าวสารที่ทำงานร่วมกันระหว่างหน่วยงาน งาน e–Office อย่างเต็มรูปแบบจำเป็นต้องจัดวางขั้นบันไดการก้าวเข้าสู่การดำเนินการอย่างเป็นระบบขั้นตอนที่วางไว้ประกอบด้วย

องค์กรจะได้อะไรถ้าหันมาใช้  E–Office 
สิ่งที่เด่นชันของการดำเนินการ  e–Office  คือ  การเพิ่มคุณค่า  หรือมูลค่าเพิ่มจากสิ่งที่มีอยู่แล้ว  ทุกวันนี้ในแทบทุกหน่วยงานภายในองค์กรหนึ่ง  ๆ  มักจะมีการติดตั้งเครือข่ายใช้กันภายในองค์กร  เป็นเครือข่ายที่เข้าถึงได้ง่าย  เป็นเครือข่ายที่ใช้ประโยชน์และแสดงความก้าวหน้าขององค์กรนั้น  การเพิ่มงาน  e–Office จีงเป็นการเพิ่มโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มมากนัก
การทำงานภายในขององค์กรจะรวดเร็วขึ้น  การส่งเอกสารระหว่างกันจะรวดเร็ว  แม้แต่การส่งข้ามหน่วยงานก็จะไปได้ทันที  ส่งผลในการเพิ่มประสิทธิภาพ การทำงานโดยรวมขององค์กร  การเน้นในเรื่องความเร็วและเวลาเป็นสิ่งที่ได้ประโยชน์อย่างชัดเจน
การจัดการเอกสารและหนังสือขององค์กรจะดีขึ้น  จะมีการจัดหมวดหมู่และเรียกใช้เอกสารย้อนหลังได้ง่ายขึ้น  ระบบการค้นหาเอกสารจะทำให้เข้าถึงเอกสารในรายละเอียดได้มากขึ้น
สิ่งสำคัญอย่างมากคือ  การลดกระดาษ  การลดพื้นที่การเก็บเอกสาร  หากลดการใช้กระดาษ  ย่อมหมายถึงการลดค่าใช้จ่ายขององค์กรลงไปได้มาก

          

ความสำคัญและความสำเร็จต้องสร้างฐานความเชื่อถือของข้อมูล

การดำเนินงาน  e–Office  ต้องเน้นในเรื่องความทันสมัย  ความรวดเร็ว  ความถูกต้อง  และความน่าเชื่อถือของข้อมูล ดังนั้นงานระบบ  e–Office ที่กำลังจะนำมาใช้จะเริ่มจากการนำเสนอทางเดียวในลักษณะหนังสือเวียนก่อน  ขณะเดียวกันก็มีการให้ความรู้และนำเอาเรื่อง  Security  มาใช้ประกอบด้วยจากโมเดลการนำเสนอจะมีการนำเอาลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์  (e–Signature) และวิธีการตรวจสอบลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ ปัจจุบันสำนักบริการคอมพิวเตอร์มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ได้ประยุกต์การใช้ข้อมูลระดับปลอดภัยหลายเรื่อง เช่น การเรียกเข้าเว็บเมล์ การเรียกใช้เซิร์ฟเวอร์บางตัวที่ต้องผ่านทาง SSL–Secure Socket Layer เพื่อให้การรับส่งข้อมูลมีความเชื่อถือและตรวจสอบได้ ขณะเดียวกันก็มีการนำเอาหลักการของการสร้างลายเซนต์อิเล็กทรอนิกส์มาใช้ประกอบกับอีเมล์ เพื่อทดลองใช้ต่อไป
งาน  e–Office เป็นสิ่งที่จะสร้างคุณค่าในเรื่องประสิทธิภาพการดำเนินงาน  และสามารถลดค่าใช้จ่ายในเรื่องกระดาษ  และการถ่ายเอกสารลงไปได้มาก  โครงการนี้จึงเกี่ยวข้องและต้องการความร่วมมือของทุกคนในองค์กรE–Office จะสำเร็จหรือไม่ขึ้นอยู่กับประชาคมที่เป็นผู้ใช้ จะต้องเปลี่ยนพฤติกรรมมาใช้เอกสารแบบ e–Document ให้มากขึ้น

รวมรูปภาพสำนักงานอัตโนมัติ